3rd-Party Solutions

Task-Base

ist eine intuitiv zu bedienende, zeitsparende Lösung für ein umfängliches Aufgabenmanagement. Task-Base gibt es Standalone oder in Microsoft® Outlook integriert, internetbasiert und mehrsprachig.
Effiziente Zusammenarbeit durch praxisnahes Aufgabenmanagement

Task-Base ist auf allen Ebenen einer Organisation einsetzbar. Es fördert damit eine einheitliche und transparente Arbeitsweise im Unternehmen. Dadurch ist Task-Base auch ein effizientes Managementtool. Task-Base ist in Outlook integrierbar und kann auf die "active directory" von MS-Exchange zugreifen.

Aufgaben sind Bestandteil der täglichen Arbeit. Sie sind das Ergebnis von Sitzungen, oder kommen per E-Mail und Telefon. Task-Base soll Sie darin unterstützen, dass nichts vergessen oder verloren geht. Alle Aufgaben sollen reibungslos und termingerecht bearbeitet werden können.

Dazu dient:

• eine klare Aufgabenstellung und eindeutige Verantwortlichkeit
• die Möglichkeit jederzeit nachzufragen und Feedbacks zu geben
• den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen
• die volle Kontrolle über alle Aufgaben zu haben und alles nachzuvollziehen

Funktionalitäten:

Aufgaben erstellen und verteilen

Jede Arbeit besteht aus Aufgaben, die wir erhalten und die wir anderen geben. Mit Task-Base delegieren Sie Aufgaben, so wie sie anfallen, unabhängig davon, ob der betreffende Mitarbeiter gerade zu sprechen ist.
Auch zyklisch wiederkehrende Aufgaben können definiert werden. Ist eine Aufgabe erledigt, wird eine neue Aufgabe automatisch erzeugt. Die erledigten Aufgaben bleiben als "history" in einer Liste erhalten. Zu jeder Aufgabe können jegliche Art von Dokumenten mitgesandt werden. Jede neue Aufgabe erscheint sofort in der Aufgabenliste des Empfängers, und im "Pop up" Fenster. Alle Aufgaben können einer oder auch mehreren Kategorien zugeordnet werden. Die Kategorien werden als Baum aufgebaut und können alle Bereiche Ihres Unternehmens umfassen. Jeder, der eine Aufgabe bekommt, kann daraus Teilaufgaben definieren und an seine Mitarbeiter weiterdelegieren. Der ursprüngliche Aufgabengeber kann dies sehen. Verantwortlich bleibt für ihn der derjenige, dem er die Aufgabe zuerst gab. Über alle Kategorien kann gesucht werden, somit hat man eine schnelle Vorgangskontrolle.

Kommunizieren mit aktivem Follow-up

Der Ansatz von Task-Base geht im Wesentlichen davon aus, dass man zu jeder Aufgabe einen Dialog führt. Es handelt sich ja meistens nicht um triviale Dinge, sondern um durchaus komplexe Aufgaben. Eine empfangene Aufgabe kann weder gelöscht, noch verändert werden. Auch kann sie ohne definitives O.K. des Aufgabengebers nicht geschlossen werden. Kann man eine Aufgabe nicht übernehmen, so muss man sagen warum. Ist eine Aufgabe nicht klar, bzw. bedarf es zusätzlicher Informationen, um sie zu bearbeiten, so kann man nachfragen. Geht die Erledigung einer Aufgabe über längere Zeit, so sind Zwischenberichte wichtig. Oft sind auch Entscheidungen des Aufgabengebers notwendig, um zu wissen wie man weiterarbeiten soll. Der gesamte Dialog ist mit allen aufgabenbezogenen Daten, inkl. Reaktionszeit, von Aufgabenvergabe bis zur deren Annahme, übersichtlich festgehalten. Somit hat jede Aufgabe ihre "History".
Task-Base kann in allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden, wobei ein flexibles Berechtigungssystem die Aufgabenströme und Verantwortlichkeiten regelt. Alle Aufgaben, Follow ups, Reminder, etc. können auch per SMS gesandt werden.

Protokolle/Berichte und Aufgaben daraus

Das Erstellen und Verwalten von Protokollen und eigenen Berichten ist der zweite Schwerpunkt von Task-Base. In Sitzungen werden Protokolle geschrieben und Beschlüsse gefasst. Um diese Beschlüsse umzusetzen, werden Aufgaben vergeben. Auch persönliche Berichte, z.B. Besuchsberichte bei Kunden, können "to do's" und Aufgaben an andere enthalten. Mit Task-Base lassen sich Aufgaben direkt aus dem Protokoll/Bericht heraus zuweisen. Der betreffende Text wird markiert und mit einem einfachen Mausklick in die Aufgabenmaske übertragen. Jedem Protokoll/Bericht kann sofort eine detaillierte Aufgabenliste mit klarer Verantwortlichkeit und Zeitvorgabe beigefügt werden. Aufgaben und Protokolle können Externen auch per e-Mail zugesandt werden. Alle Protokolle/Berichte werden nach den gleichen Kategorien registriert, wie schon die Aufgaben und im Archiv abgelegt. Man findet sie schnell und einfach mittels Registratur oder ganz bequem per Volltextsuche.
Auch Beschlüsse können gesondert festgehalten werden und man kann später jederzeit gesondert danach suchen.

Aufgaben aus E-Mails

Wichtige E-Mails gehen heute gerne in einer täglichen Flut von Mails unter. Enthält ein E-Mail eine Aufgabe, so leitet man sie an eine spezifische Task-Base E-Mmail Adresse weiter und bestimmt im Betreff wer die Aufgabe bearbeiten soll. Der Empfänger erhält das E-Mail als Aufgabe in seinem Meine Aufgaben Ordner. Er kann sie nun wie jede andere Aufgabe bearbeitet. Wiederum ist alles in der Datenbank festgehalten.

Aufgaben und Feedbacks per E-Mail

Jede Aufgabe kann per E-Mail auch an Empfänger geschickt werden, die keine Task-Base User sind. Diese können sodann per E-Mail Feedback geben und das System erkennt auf welche Aufgabe sich dieses Feedback bezieht und lädt es in das entsprechende Feld. Dies hat den Vorteil, dass Sie über alle Ihre Aufgaben Kontrolle habe, unabhängig davon, ob Sie sie an einen User geschickt haben oder nicht. Alles ist immer komplett.

Microsoft® Outlook:
Task-Base kann einfach in Microsoft® Outlook integriert werden.

Meetings:
Termine sind ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. Task-Base stellt sicher, dass nichts vergessen geht.

http://www.sidata.ch